Персональный листок по учету кадров — неотъемлемая часть личного дела работника. Это «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что анкету заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный бланк по учету кадров — после оформления на работу.

Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательно должен быть у работников общеобразовательных учреждений.

Форма личного листка

Унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Скачать бланк личного листка по учету кадров

Правила заполнения

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

1. Фото 4х6 см.
2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
3. Дата, место рождения.
4. Национальность.
5. Адрес проживания, контактный телефон.
6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
8. Пребывание за границей.
9. Сведение о составе семьи.

После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

Скачать образец заполнения

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся вдополнение к личному листку по учету кадров. Поправки могут быть различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Для того чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Где и сколько храниться

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету , которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

• Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
• Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
• Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
• Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
• Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Личный листок по учету кадров - первоначальный учетный документ, являющийся основной составляющей личного дела. В большинстве случаев личные дела создаются на работников руководящих должностей и специалистов. Личный листок состоит из информации, которая необходима работодателю в процессе принятия решения о составлении трудового договора с потенциальным сотрудником.

Содержит также список вопросов, касающихся биографии работника, его образования, исполняемой им работы с начала трудовой деятельности, поездок за границу, наличия правительственных наград, воинской обязанности, семейного статуса, места проживания, данных паспорта и прочее.

Личный листок учета кадров самолично заполняется потенциальным работником, на весь перечень вопросов необходимо предоставить исчерпывающие письменные ответы без пропусков, исправлений, сокращений и помарок.

При возникновении отрицательного ответа, в ходе заполнения личного листка, его следует записывать без повтора вопроса (ученая степень - не имею).

Заполнение документа

В личном листке учета кадров ответы на представленные вопросы необходимо давать в полном сходстве с записями, содержащимися в личных документах. В процессе заполнения применяются документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет (при наличии).

А также документы, подтверждающие:

• уровень образования;
• наличие наград;
• какие-либо изобретения;
• ученые степени и иные привилегии.

Пункт «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» наделен особым, важным значением. Его необходимо заполнять на основе записей трудовой книжки. Если трудовой стаж был прерван по тем или иным причинам, их также необходимо описать (учеба, болезнь).

Образец заполнения листка

В личном листке учета кадров предусмотрено место для фото работника. Личный листок заверяется подписью сотрудника организации.

Одновременно с личным листком учета кадров употребляется подобная учетная форма - анкета, содержащая более расширенные вопросы по отдельным пунктам, например, причины изменения фамилии. Помимо этого, анкета подлежит подписанию сотрудниками кадровой службы только после сопоставления указанных данных с личными документами работника.

Изменения относительно работника, произошедшие уже после составления личного листка учета кадров, вносятся в предусмотренное для подобных случаев Дополнение к листку. Оно включает такие пункты, как фамилия, имя, отчество, а также две табличные формы.

Первый раздел заполняется сведениями о движениях по службе, о датах поступления и ухода с должности, о решениях об утверждении и освобождении работника.

Второй раздел предназначен для изменений иных учетных признаков (о награждениях, наложениях взысканий и т. д.).

Каждое изменение, указанное в Дополнении, требует подтверждения соответствующим первичным документом.

Дополнение к личному листку учета кадров должно обязательно содержать отметки об осуществлении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки представляют собой надпись «Личное дело проверено», а также содержат дату и подпись.

Личный листок учета кадров - это проверенный документ, содержащий сведения о работнике и создающий первичную базу данных о сотрудниках организации.

(Размер: 69,5 KiB | Скачиваний: 5 492)

Глава 43 Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров – один из документов унифицированного первичного учета персональных данных сотрудника. Указанный документ оформляется каждым сотрудником при приеме на работу и включает персональные данные, на основании изучения которых (в том числе в составе других документов, представленных сотрудником) работодателем принимается мотивированное решение о приеме на работу (отказе в приеме на работу).

На сотрудников, принятых на работу, личный листок по учету кадров в дальнейшем ведется службой персонала (отделом кадров), при этом сотрудники обязаны своевременно сообщать работодателю об изменениях в персональных данных .

Пример документа представлен ниже.

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

7. Какими иностранными языками владеете _ английским – читаю и могу объясняться

_______________________________________

(Читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание _ не имею _________________________

___________________________________________________________.

9. Какие имеете научные труды и изобретения _ не имею _______________

___________________________________________________________.

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству). При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

11. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)

12. Участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органах

13. Какие имеете правительственные награды _ не имею _______________

(когда и чем награждены)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

____________________________________________________________

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _ военнообязанный ,

_ подполковник запаса ___________________________________________.

Состав _ командный _______________. Род войск _ инженерные войска .

15. Семейное положение в момент заполнения личного листка (перечислить

членов семьи с указанием возраста) _________________________________

_____________________________________________________________

__Женат. Жена – Марина Максимовна, 1960 г. р., дочь – Марина Борисовна, 1985 г. р., сын – Василий Борисович, 1990 г. р.

_________________________.

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

___________________________________________________________.

16. Домашний адрес: 144010, Московская область, г. Электросталь, ул. Западная, д. 15

__________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

______________________________________________________________.

(Работник, заполняющий личный листок, обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т. п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его личную карточку (личное дело).)

ДОПОЛНЕНИЕ к личному листку по учету кадров

II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки об изменении в следующих учетных признаках: награждение орденами, взыскание, образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов.)

1. Записи о награждении орденами и медалями

2. Записи о наложении и снятии взысканий

Из книги Теория статистики автора Бурханова Инесса Викторовна

49. Структура кадров и коэффиценты, определяющие состояние кадров предприятия Весь персонал предприятия подразделяется на категории: рабочие, служащие, специалисты и руководители.Рабочие подразделяются на основных и вспомогательных.Их соотношение – это аналитический

Из книги Личные деньги: Антикризисная книга автора Пятенко Сергей

Глава 6 Личный финансовый риск-менеджмент Как застраховать свою жизнь, если вам цены нет? А. Морозов, российский композитор Человеку, у которого нет денег, трудно остаться порядочным. Б. Франклин, американский государственный деятель Не тратьте деньги с умом, он вам может

Из книги Основы кибернетики предприятия автора Форрестер Джей

Глава 17 ДИНАМИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА РУКОВОДЯЩИХ КАДРОВ При динамическом моделировании предприятие рассматривается как сложная система. Само по себе моделирование дает ту научную Основу, вокруг которой группируются объекты управления. В математических

Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович

6.6. Элементы учетной политики по учету расчетов по налогу на прибыль и по принятию к учету государственной помощи Основными элементами учетной политики по указанным объектам учета являются: порядок формирования информации о постоянных и временных разницах; порядок

Из книги Как уцелеть среди акул автора Маккей Харви

Урок 6 Как только вы вносите личный элемент в свое деловое предложение, люди начинают реагировать на этот личный элемент, а не на само

Из книги Мировая кабала. Ограбление по… автора Катасонов Валентин Юрьевич

Из книги О проценте ссудном, подсудном, безрассудном. Хрестоматия современных проблем «денежной цивилизации». автора Катасонов Валентин Юрьевич

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

Личный листок учета кадров (образец)

Из книги 1C: Предприятие, версия 8.0. Зарплата, управление персоналом автора Бойко Эльвира Викторовна

Листок исправлений (образец заполнения)

Из книги Технология достижений [Турбокоучинг по Брайану Трейси] автора Трейси Брайан

Глава 11. Учет кадров предприятия Все документы по учету кадров предприятия можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Кадровые перестановки» (интерфейс «Полный»).Документы собраны в журнале документов «Журнал документов кадрового учета». В журнале

Из книги Библия личных финансов автора Евстегнеев Александр Николаевич

Глава 1 Разработайте личный стратегический план действий Лелейте свои мечты, это дети вашей души, это проекты ваших высочайших достижений. Наполеон Хилл Пробовали ли вы в последние полгода сформулировать для себя конкретные цели в карьере или бизнесе? Если вы поставили

Из книги Канбан и «точно вовремя» на Toyota. Менеджмент начинается на рабочем месте автора Коллектив авторов

Глава 20 Создайте свой личный бренд Быть первоклассным водителем грузовика более приятно и достойно, чем третьеразрядным руководителем. Берти Форбс Есть ли у вас сознательно созданный личный бренд, точно отражающий ваши нынешние достоинства или достоинства человека,

Из книги Дизайн интерьера автора Митина Наталия

Глава 12 Личный финансовый план Будут или нет достигнуты финансовые цели, во многом зависит от того, как они спланированы.План достижения любой вашей финансовой цели называется финансовым планированием. И если вы действительно хотите чего-то достичь, вы должны подумать о

Из книги автора

Глава 10 Личный финансовый кризис Бывают периоды, когда глобальный кризис еще впереди или уже позади, экономика процветает, прогнозы экспертов оптимистичны… Казалось бы, живи да радуйся. Но не у всех людей есть причины для радости в одно и то же время.Есть люди, которые

Из книги автора

2. Листок хода стандартных операций Заполнив приведенную на следующей странице таблицу, можно рассчитать время такта на основе требуемого дневного объема производства и часов работы. Затем нужно определить последовательность работ для каждого рабочего в этих

Личный листок по учету кадров оформляется на каждого вновь принятого сотрудника. Впоследствии он прикладывается к личному делу и при необходимости пополняется новыми сведениями. При этом обязанности работодателя вести этот документ законодательно не установлено, но зачастую его оформление – в интересах самой компании. Благодаря ему можно быстро уточнить всю ключевую информацию об образовании, профессиональных навыках, достижениях сотрудника. Образец документа, а также правила его составления описаны ниже.

Мнение эксперта

Чадова Светлана

Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Документ относится к личному делу сотрудника и хранится в течение всего времени его работы вплоть до увольнения. Заполняется самим сотрудником в первые дни после трудоустройства. В большей степени листок нужен для руководства компании, чтобы в нужный момент получить любую информацию о сотруднике:

1. Его личные данные, имеющие значение для работы (возраст, семейное положение и др.).
2. Сведения об образовании, ученой степени.
3. Данные о возможном переобучении.
4. Информация о местах работы, которые он занимал до этого.
5. Прочие важные сведения (например, период и цель пребывания за границей).

Какую информацию должен предоставить сотрудник

С помощью листка уполномоченные лица могут довольно быстро ознакомиться с краткой характеристикой человека, чтобы принять соответствующее решение – о повышении, направлении в командировку, увольнении и т.п. Это особенно удобно на больших предприятиях, где работает несколько тысяч, десятков тысяч человек, и у руководства нет физической возможности запомнить каждого коллегу «в лицо».

При этом по каждому заполненному разделу лучше иметь соответствующее документальное подтверждение – трудовая книжка, диплом, паспорт и другие документы. Важно понимать, что работник не обязан раскрывать о себе некоторые виды информации. Он может предоставить только те данные, которые непосредственно связаны с его профессиональными навыками, уровнем образования, что имеет значение для данной должности.

Однако при приеме в некоторые государственные учреждения, ведомства, спецслужбы гражданин обязан предоставить всю информацию, которая запрашивается в анкете. В таком случае отказ в раскрытии данных или предоставление ложных, неточных сведений не позволит сотруднику трудоустроиться на желаемую должность.

Образец и правила составления документа

Законодательство не содержит никаких требований к бланку, поэтому компания может разработать любую форму, в которую включить необходимые разделы – о профессиональных навыках, увлечениях, дополнительных умениях и т.п. Обычно документ составляется по принципу анкеты на 1-2 страницах. Он заполняется лично сотрудником в рукописном, печатном или электронном виде и общем случае состоит из таких разделов.

Личные данные и фото

При трудоустройстве сотрудник предоставляет несколько цветных или черно-белых фото формата 3*4 см для использования их в служебных документах. Одно из этих фото вклеивается в правый верхний угол листка, при необходимости ставится печать компании, заходящая на уголок фотографии.

• дату рождения и населенный пункт;
• гражданство/подданство.

Сведения об образовании

Этот пункт также подлежит обязательному заполнению, поскольку уровень и направление образования имеет значение для любой компании. Данные вносятся на основе диплома или аттестата, другого документа об образовании:

• название учреждения;
• годы обучения;
• факультет, освоенная специальность и т.п.;
• отметка, с какого курса ушел студент (при возникновении соответствующей ситуации).

Также необходимо заполнить поле с уровнем владения иностранным языком, наличием/отсутствием ученой степени либо звания, данные о научных изобретениях, выданных патентах, интеллектуальных правах. Все сведения подтверждаются оригиналом документа об образовании, с которого работодатель может снять копию.

Сведения о трудовом стаже

Места работы перечисляются в обратном порядке с указанием компании, ее сферы деятельности, должности, даты начала и окончания работы, а также причине увольнения (аналогично резюме).

Дополнительная информация

При необходимости компания может запросить и дополнительные сведения:

• хобби, увлечения;
• владение автомобилем, наличие прав и их категория;
• данные о пребывании за границей;
• участие в выборных органах;
• наличие государственных/ведомственных наград и др.

При составлении документа можно ориентироваться на такой образец.

Как вносить изменения

В будущем могут возникнуть ситуация, при которой сведения в рассматриваемом документе утратят свою актуальность (смена адреса, фамилии, получение дополнительного образования и т.п.). В таком случае сотрудник должен незамедлительно (за 2-3 рабочих дня) уведомить работодателя (устно или письменно) об этих изменениях.

Сотрудник отдела кадров снова выдает пустой бланк листка учета кадров, куда работник самостоятельно дописывает нужные сведения. Старые данные удаляются либо зачеркиваются.