В соответствии с Трудовым кодексом РФ работник при поступлении на работу заключает с работодателем трудовой договор, а если он устраивается на материально-ответственную должность, то следует еще заключить договор о материальной ответственности. Передача материальных ценностей при поступлении на работу проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством.

Что такое материальная ответственность

Это обязанность сотрудника возместить причиненный организации материальный ущерб, произошедший по причине не надлежащего исполнения им должностных обязанностей. Материальная ответственность возникает уже после того, как ущерб предприятием понесен. К нарушителю применяют административные, уголовные меры, а также материальное взыскание.

Предприятия постоянно сталкиваются с вопросами, касающимися ответственности за сохранность и использование материальных ценностей. Среди них:

1. прием на работу или увольнение лиц, имеющих отношение к ценностям}
2. заключение договоров на полную материальную ответственность}
3. проведение инвентаризаций, ревизий, прием-передача МЦ}
4. установление фактов хищения, недостачи, повреждения ценностей.

Отвечать за использование и сохранность ценностей могут только сотрудники, имеющие трудовые отношения с работодателем, независимо от формы собственности предприятия.

Кто является материально-ответственным лицом

Давайте посмотрим, при каких условиях на работника возлагается материальная ответственность. Материально-ответственными лицами можно считать всех, кто по работе сталкивается с имуществом предприятия, за порчу которого каждый несет ответственность. Но одно дело -} те, кто обслуживает и пользуется МЦ, а другое дело работник, полностью отвечающий за сохранность и распределение этих ценностей. Вот об оформлении на работу таких лиц и пойдет речь далее.

Как было указано выше, с таким работником заключают письменный договор о полной материальной ответственности. А в трудовом договоре указываются должностные обязанности такого работника, напрямую связанные с хранением, обработкой, приемом и списанием, перевозкой МЦ и других процессов. В соответствии со ст. 348 ТК РФ на данную должность, как на основное место работы, так и по совместительству, не могут быть приняты лица, у которых есть судимости за преступления в корыстных целях, и если такие еще не погашены.

Министерство труда России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 указало на конкретный перечень должностей, с которыми необходимо заключать договора о полной материальной ответственности.

Это следующие специальности:

1. кассиры-контролеры, а также временно исполняющие обязанности кассиров или контролеров}
2. руководители, заместители и другие работники, связанные с банковскими депозитами}
3. работники, связанные с изготовлением или уничтожением денежных знаков или ценных бумаг}
4. специалисты, ведущие операции, связанные с оборотом денежных знаков государственной и иностранной валюты, драгоценных металлов}
5. все, кто так или иначе связан с наличными деньгами}
6. руководители, администраторы гостиниц, торговых предприятий, общепитов}
7. работники торговли – продавцы, товароведы}
8. начальники строительных и других производственных цехов}
9. кладовщики, заведующие и работники ломбардов, хранилищ, другие работники, связанные с хранением, транспортировкой ценностей}
10. руководители, провизоры, фармацевты и технологи, участвующие в производстве и реализации лекарственных средств}
11. множество других должностей.

Кроме перечня должностей, с которыми при приеме на работу заключают договор о материальной ответственности, существует еще и ряд работ, связанных с обслуживанием имущества предприятия. Перечень работ, утвержденный Министерством труда, включает:

Список ответственных должностей подразделяется по отраслям промышленности. Договора на полную ответственность за сохранность МЦ заключают не со всеми, кто указан в перечне. Если среди должностных обязанностей сотрудника нет хранения и операций с материальными ценностями, то заключение договора о полной материальной ответственности будет абсурдом, даже если занимаемая должность этого работника или выполняемая работа также указаны в перечне. Сотрудник, заключивший с работодателем материально-ответственный договор, отвечает за сохранность вверенных ему ценностей на основании акта и инвентаризационной описи.

В остальном дальнейшее оформление на работу происходит как обычно. Заключается трудовой договор, где указано, что человек является отвечающим за сохранность ценностей. Издается приказ о приеме на работу на основании трудового договора, и производятся все дальнейшие документальные оформления в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Прием-передача материальных ценностей

Не бывает так, чтобы учет материальных ценностей (МЦ) был на 100% точным, все-таки люди – не машины и могут ошибаться. Поэтому принимающий работник должен быть уверен, что принимает дела в соответствии с документами, а для этого проводят приемку передачу или инвентаризацию МЦ. Инвентаризация проводится не только при увольнении-приеме ответственных лиц, но и при их уходе в отпуск, например, когда его будет заменять другое лицо.

Проводят ревизию МЦ на основе Методических указаний относительно инвентаризации. На предприятии для этих целей создается комиссия, состав которой определяется приказом по форме № ИНВ-22. В приказе указываются даты начала и окончания приемки-передачи МЦ и знакомят с документом всех заинтересованных лиц. До того, как начата ревизия, следует все приходные и расходные документы сдать в бухгалтерию, а все поступившие на хранение МЦ оприходовать, а списанные оформить соответствующим образом.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственных сотрудников, как увольняющегося, так и прибывающего. Также в проверке принимают участие все члены комиссии, указанные в приказе. Если хотя бы один будет отсутствовать и не заверит своей подписью акт, то такая инвентаризация может считаться недействительной. Датой проверки определяют фактическое вступление материально-ответственного лица в должность.

Все результаты приемки-передачи фиксируются в акте и описи по формам № ИНВ-4 и № ИНВ-3 соответственно. Далее проводится сравнение фактического наличия МЦ с бухгалтерскими данными и составляется ведомость формы № ИНВ-2б. Вся документация по инвентаризации заполняется, как вручную, так при помощи компьютера. Описи, заполненные ручкой, должны быть оформлены аккуратно, без помарок и исправлений. Исправления производятся с разрешения всех членов комиссии под их роспись и аккуратно перечеркивая и записывая правильные данные сверху. В описи не должно оставаться пустых строк, а если в конце страницы остаются не заполненные строчки, то их прочеркивают.

Одной описи и инвентаризации для принятия имущества не достаточно. Прием материальных ценностей при поступлении на работу производится путем составления акта. Законодательством не установлено типовой формы акта, поэтому составление его проходит произвольно с соблюдением некоторых требований, а именно:

1. в акте отражается перечень принимаемого имущества подробно, включая ценовые и физические характеристики МЦ}
2. перечень составляют согласно ведомостям инвентаризации}
3. указывается дата проводимой приемки-передачи ценностей}
4. акт подписывают обе стороны}
5. следует заверить данный документ у главного бухгалтера и у руководителя структурного подразделения.

После того, как все документы должным образом оформлены и подписаны, сдающий МЦ работник может быть освобожден с должности или переведен на другую работу, в соответствии с его пожеланиями. Данная процедура проводится, когда еще прежний работник считается материально-ответственным лицом, чтобы в случае недостачи, урегулировать проблему на месте. Возмещение ущерба, причиненного работников из-за небрежности, невнимания в работе карается взысканием, которое не должно превышать среднемесячной заработной платы. В случае, если ущерб значительно выше, тогда предприятие вправе передать дело в суд для взыскания в судебном порядке.
Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении.

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов.

Акт приёма-передачи товара - свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

В настоящее время действующее законодательство не содержит унифицированной формы акта приёма-передачи материальных ценностей. Но одновременно с этим, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, что определено ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов, которые обязательно утверждаются в учётной политике.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже образец можно применять одновременно с актом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) .

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Юридические тонкости

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должным быть подтверждены доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта должно быть отражено в договоре. Саму форму документа желательно сделать как приложение к договору. В этом случае он имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии простого образца акта приёма-передачи товара, можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приёмки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приёма товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приёма товаров являются следующие факты, отражённые в документе, а именно:

• материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
• отсутствует расхождение по качеству и количеству;
• доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
• претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учёта первичные документы нужно хранить в течение 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте »).

Передавать материалы, товары или любые другие ценности другому лицу можно только при составлении документа, который позволит сторонам нести ответственность. Этот акт нужен для того, чтобы факт передачи ТМЦ был подтвержден. Нужно понимать, что без других документов, в частности, без договора купли продажи, подписание акта приема передачи не происходит, ведь в нем отсутствуют условия по непосредственной передаче и оплате предметов. Бланк составляется и заполняется в двух экземплярах и передается обоим сторонам соглашения.

Как составить акт передачи материальных ценностей от одного лица другому —

Пример того, как правильно заполнять подобную документацию можно скачать выше, а основными пунктами для заполнения являются:

• 1. В бланке следует указать, кто именно будет подписывать акт и передавать ценности. То есть, работнику, сотруднику или подрядчику требуется передать, например, определенный объем строительных материалов или оборудования. Тогда указываются реквизиты этих лиц.
• 2. Дальше нужно написать, что товары действительно передаются на хранение в соответствии с условиями, которые прописаны в договоре. В этом же разделе должен присутствовать список того, что получит вторая сторона.
• 3. Оформление этого списка не имеет строгой формы. Можно составить таблицу, где будет присутствовать наименование и цена продукции, а также его количество.
• 4. После этого следует написать, что сторона, осуществляющая прием, товар осмотрела, и претензий предъявить не может.

Остается только поставить свои подписи.

При увольнении как передать ценности

Утвержденного формата документа, когда происходит увольнение, нет, но основным условием для его заключения является то, что в акт потребуется вписать всех сотрудников комиссии, включая работодателя, которые будет принимать участие в процессе инвентаризации и фиксировать ее. На руководителе предприятия лежит ответственность за подпись не только документа приема, но также документа об инвентаризации. Документ подлежит обязательному подписанию, если ценности не были уничтожены или украдены.

В безвозмездной форме акт приема передачи материальных ценностей составляется?

С юридической точки стороны, если человек работает кладовщиком, и принимает ценность, то для подтверждения того, что будет происходить хранение товаров, составляется акт, предполагающий плату за услуги. К безвозмездной форме можно отнести случай, когда хранителем является гардеробщик или библиотекарь. В такой ситуации подойдет унифицированный шаблон, указанный ранее, с единственной разницей, что потребуется вставить фразу: Руководителям такой-то организации оформить передачу товаров безвозмездно, в виде подписания акта.

Договор на временное пользование ценностями

Процесс заполнения документа — акт передачи материальных ценностей, не меняется в такой ситуации, как не меняется и форма бланка. Тут также указывается поклажедатель и хранитель, на какой основе они будут принимать материальную ценность, или бытовой предмет, но с одной поправкой, что данное имущество будет приниматься именно во временное пользование. В остальном же, товарная приемка один в один, как и обычный вариант, утвержденный в бухучете РФ. Простой накладной тоже можно обойтись, но при смене типа документа, важно указывать на временность предоставления предмета на ответственное хранение.

В одностороннем порядке

Предприниматель, или человек с любой другой профессиональной должностью, должен подписывать акт передачи материальных ценностей в обязательном порядке со второй стороной соглашения.

От учредителя

Товарно-ценностная приемка может использоваться как индивидуальным предпринимателем, так и физическим лицом, в случае с учредителем это может использоваться, чтобы оплатить долю в уставном капитале. То есть, чтобы направить капитал в работу, следует указать цели его использования, уточнить, мол, применяемое имущество не находится под арестом, к нему нет претензий и т.д.

Акт приема передачи материальных ценностей

Чтобы понять, как сделать товаро-ценностный акт, есть пример в ворде, найти который можно по следующим ссылкам. Примеры подходят для физ лиц, регион – Россия, хотя примениться он может и в РК, целью может являться отправка на склад, для строительства, демонтажа или иной цели.

В процессе работы и взаимодействия между собой юридических лиц акт приема или передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица необходим при каждом проведении операции по транспортировке имущества от одной организации к другой. Если операция проводится между отдельными структурами одного и того же учреждения, оформляется простой бланк для внутреннего перемещения. Для оформления процедуры купли-продажи необходимо оформлять образец обычной товарной накладной.

Если затрагивается вопрос возможного повреждения транспортируемой продукции или возникновения неточностей в процессе учета, бланк накладной дополняется актом приема-передачи ТМЦ.

Акт приема или передачи ТМЦ при смене мол представляет собой справку, необходимую для правильного оформления процедуры передачи на хранение имущества. Бланк документа можно скачать внизу статьи, он заполняется исключительно в рамках соблюдения договора хранения.

Договор хранения обычно подразумевает всего двух участников: поклажедатель и хранитель. Одна сторона отвечает за передачу имущества, а другая, соответственно, принимает материальные ценности, а также обязательства по обеспечению прежнего состояния на протяжении периода, указанного в заключенном договоре. Хранитель не имеет полномочий для передачи доверенного имущества в эксплуатацию другим юридическим и физическим лицам, если этого не подтверждает поклажедатель.

Классификация хранителей:

• Непрофессиональные, предоставляют свои услуги бесплатно. К подобным организациям имеют отношение библиотеки или гардеробные помещения в различных общественных местах.
• Профессиональные хранители занимаются оказанием подобных услуг на регулярной основе за фиксированную плату. К профессиональной категории относятся ломбарды, банки, камеры хранения и т.п.

Как составляется документ

Образец документа большей частью составляется всеми без исключения профессиональными хранителями. Обыкновенный образец, скачать который можно, пройдя по ссылке, указанной в конце статьи обязательно подразумевает указание подробных характеристик каждого передаваемого предмета, а также его полной стоимости. Нужно учитывать, что стоимость ТМЦ, передаваемых на хранение, определяется в большинстве случаев информацией, полученной от поклажедателя. Такое правило относится и к безвозмездному получению имущества для хранения.

Когда подписывается заполненный бланк, хранитель обязуется нести полноценную ответственность. Правила возмещения ущерба, нанесенного хранителем при вероятном повреждении ТМЦ обязательно должны быть указаны в тексте заключенной договоренности. Акт приема или передачи ТМЦ при смене мол должен соответствовать форме МХ-1, образец которой упоминается в данной статье.

​

Нужно понимать, что образец документа, соответствующий форме МХ-1 считается унифицированным примером справки о приеме-передаче ТМЦ. Такую форму необходимо корректировать в соответствии с особенностями передаваемых товаров. Обе стороны-участника сделки обязаны поставить свои подписи после оформления акта. Хранитель обязуется создать необходимые условия для сбережения целостности материальных ценностей. В случае повреждения переданного объекта хранитель обязуется возместить причиненный ущерб, оплатив стоимость, которая указывается поклажедателем, когда оформляется акт.

Многие организации практикуют оформление актов, связанных с материальной ответственностью сотрудников за определённые предметы. Особенно, если таких предметов достаточно много на балансе предприятия.

Грамотное оформление документов поможет избежать конфликтных ситуаций, даже если причинение ущерба уже доказано.

Акт приёмки и передачи материальных ценностей другим лицам относится к документам, подтверждающим факт того, что те или иные товары были переданы лицу, которое стало материально ответственным.

1 год – максимальный срок их эффективного использования.

Групп материальных ценностей выделяют несколько:

• Тара.
• Инвентарь хозяйственного назначения.
• Полезные остатки с возвратными отходами.
• Топливо, смазки.
• Материалы для строительства.
• Продукция в готовом, покупном виде.
• Полуфабрикаты собственного производства, которые хранятся на складах.
• Запасные части.
• Сырьё с материалами.

Есть следующие данные, которые должны присутствовать в любом акте, связанном с передачей материальных ценностей:

• Подпись и адрес обеих сторон, дата составления.
• Условия, на которых возмещается ущерб
• Обязанности и права, которыми обладают подчинённый и руководитель.
• Предмет, по которому заключали контракт.
• Общие положения, касающиеся сотрудничества.

Дата подписания – время, начиная с которого сотрудник несёт полную материальную ответственность за ценности, которые получил.

Для типовых договоров характерно и наличие различных уточнений.

Например, пишут о сроках добровольного возмещения ущерба каждой из сторон. Можно регламентировать требования, в соответствии с которыми составляют сам акт передачи ценностей. И описать обстоятельства, при которых эти требования соблюдаются: увольнение, уход в отпуск и так далее.

Как заполнить форму?

Основные сведения о каждом из участников заполняются в строках, расположенных вверху. Полное указание ФИО требуется в случае участия физических лиц. Номер договора с его датой так же отображаются в верхней части.

Как открыть интернет-магазин с нуля и преуспеть…узнаете

После этого пишут о том, где именно хранятся материальные ценности у одной из сторон. Нужно написать, под каким номером полка, стеллаж, место и другие подобные объекты хранения. Срок хранения при необходимости берётся из основного договора.

Для полученных ценностей указываются все особенности, включающие:

1. Оценку в рублях.
2. Основные характеристики.
3. Состояние.
4. Количество.
5. Наименование.
6. Дефекты.
7. Поломки.
8. Износ.

Вся эта информация позволит избежать необоснованных претензий со стороны того, кто передаёт груз. Обязательно полное описание условий, в которых хранится товар, вплоть до температурного режима, уровня влажности и других подобных параметров.

Другие важные особенности

Применение формы MX-1 актуально не только в быту, но и в случаях осуществления профессиональной деятельности, связанной с хранением.

Гостиницы, ломбарды, банки и склады – вот кто может профессионально предлагать услуги в этой сфере. Договоры с ними заключаются до востребования, либо на строго определённый срок.

В сам акт допускается вносить изменения, если это необходимо, вместе с дополнительными строками. Запрещается только менять реквизиты, которые утверждены на высшем уровне российским Госкомстатом. Обычно составляют два экземпляра акта, но не запрещено оформлять и большее количество документов, в зависимости от условий каждой конкретной операции.

Право требовать возмещения ущерба появляется у принимающей стороны, если недостатки обнаружены уже после того, как товар был принят. Для этого отправителю направляют письмо-претензию с перечислением дефектов, которые были обнаружены.

Акты по приёму-передаче составляются не только по целым партиям, но и для конкретных единиц.

Обе стороны могут заключить дополнительное соглашение по поводу того, с какой периодичностью должен оформляться акт.

Когда товары передаются на ответственное хранение, это оформляется не только актом, но и обычной товарной накладной. Главное – не забыть о пункте, согласно которому товар передаётся именно на временное хранение. Чем быстрее будут оформлены документы – тем лучше.

Хотите узнать, как оформить поступление ТМЦ на склад, смотрите это видео: