При расторжении трудового договора с работником работодатель обязан правильно оформить процедуру увольнения, в том числе выдать бывшему сотруднику трудовую книжку. Если в день увольнения работника нет на работе или он отказывается от получения трудовой книжки, в его адрес направляется заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Этот этап процедуры освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки работнику (ст. 84.1 ТК РФ).
Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении
Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, потому кадровые специалисты составляют его в произвольном письменном виде. Как правило, в образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении указываются следующие данные:
- дата составления;
- адресат (должность, фамилия, имя, отчество работника);
- адрес, по которому необходимо получить трудовую книжку;
- рабочее время кадровой службы или структурного подразделения (специалиста), ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Работнику предлагают явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на получение трудовой книжки по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Если работник не пришел за трудовой книжкой и не дал письменного согласия на отправку ее по почте, работодатель хранит трудовую книжку до ее востребования.
Предлагаем вам подготовить и скачать уведомление о получении трудовой книжки в нашем конструкторе документов.
Основной документ, используемый для фиксации истории трудовой деятельности и сопутствующих фактов – трудовая книжка. Правила внесения в нее информации строго регламентированы, поскольку содержание напрямую влияет на расчет стажа и пенсии. Также есть требования к хранению книжек и их выдаче. При увольнении работнику отдают этот документ на руки. Если по каким-то причинам сотрудник не забирает его, то нужно составить уведомление о явке за трудовой книжкой (образец см. в конце статьи).
Особенности документа
Есть требования, согласно которым, при устройстве на работу сотрудник должен предоставить свою трудовую книжку. Исключения – первое трудоустройство, когда до этого человек нигде не работал, а также утеря документа.
В любом из этих случаев работодатель должен завести на сотрудника книжку. Хранить её будут в организации.
Также при внесении в бланк книжки информации нужно полностью соблюдать установленные нормы. Какие-либо нарушения могут повлечь признание записей в документе недействительными.
Выдача при увольнении
Если сотрудник увольняется, ему положено выдать причитающиеся остатки денежных средств, а также трудовую книжку со всеми необходимыми записями. При этом отметки должны быть заверены определенным образом:
- подписью должностного лица;
- печатью организации (если есть в принципе);
- росписью самого владельца книжки.
Обычно в день увольнения сотрудник получает книжку и уходит, но достаточно часты случаи, когда работник отказывается забирать документ из-за конфликта с организацией.
ВНИМАНИЕ
Невыдача книжки считается нарушением и может повлечь негативные последствия, поэтому если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, нужно принять соответствующие меры.
В законодательстве указано, что предприятие в подобной ситуации обязано составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, выслав его заказным письмом. Невыдача или задержки грозят существенными санкциями, поэтому подобные действия обязательны.
Уведомление о получении трудовой книжки составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. Скачать его можно бесплатно.
Получение трудовой книжки сотрудником предприятия происходит при процедуре увольнения. Основанием для вручения уведомления о получении трудовой книжки служит прекращение действия контракта. Часто бывают ситуации, когда полное прекращение деятельности на предприятии служащим не влечет за собой ответственное отношение к документам и многие из них остаются у работодателя, в том числе и трудовая книжка. В обязанности отдела кадров организации не входит хранение документов сотрудников, поэтому составляется соответствующее уведомление о том, чтобы бывший работник осуществил получение трудовой книжки.
Сообщение составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. В структуре письма важно указать информации о необходимости получения документации. Вместе с тем, обращение является официальным и должно отвечать всем правилам делопроизводства. Уведомление о получении трудовой книжки оформляется в двух экземплярах и передается физическому лицу лично в руки, с отметкой о вручении на втором экземпляре. В другом случае, допустимо воспользоваться услугами почты, отправив уведомление с описью вложения.
Обязательные пункты уведомления о получении трудовой книжки
:- Дата, название, исходящий номер присваиваемый каждой исходящей корреспонденции на фирменном бланке;
- ФИО адресата и его должность;
- Адрес и название компании, в которой необходимо произвести получение трудовой книжки;
- Режим работы организации, в течение которого можно забрать документы;
- В содержании обращения происходит краткое повествование о призыве совершить получение необходимых самому сотруднику материалов;
- Внизу традиционно ставится виза руководителя, печать и пометка об исполнителе.
04.10.2018
После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.
При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.
В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.
В каких случаях составляется?
Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.
Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.
Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.
Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.
Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.
Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.
Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.
С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого .
Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.
Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.
К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.
Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.
Как оформить при необходимости забрать документ?
Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде . Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.
При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.
При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.
Структура документа может выглядеть следующим образом:
В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.
Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах . Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его .
Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.
Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.
Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.
Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.
При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.
Скачать образец на получение
Полезное видео
О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:
Выводы
После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.
Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.
Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.
Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.
Уведомление – вид документа, который характеризует официальную передачу сведений о чём-либо. Сопровождает многие юридические процедуры.
В ситуации, когда работник не желает забрать трудовую книжку при увольнении, выступает в роли напоминания о необходимости забрать документ с прошлого места работы.
Уведомление играет двоякую роль. Для уволившегося лица оно служит предупреждением о необходимости получить документ, играющий существенную роль в дальнейшем трудоустройстве.
Вероятны случаи, когда граждане действительно забывают о том, что не получали трудовую. Так же нередко увольнению предшествовала суматоха, в которой они просто упустили из виду данное действие. После получения уведомления они могут:
- подойти за получением документа;
- послать запрос о пересылке документа почтой.
Ещё более важно отправление уведомления для работодателя: этим действием он констатирует факт добросовестного отношения к процедуре увольнения, что позволит избежать правовых последствий в случае возникновения трудового спора.
Нередки случаи мошенничества со стороны бывших работников, которые требуют материального или морального возмещения за задержку трудовой.
Цель составления уведомительного оповещения – предупредить бывшего работника, или напомнить таковому об ответственности за принадлежащий ему документ. Так же это действие по делегированию ответственности работодателя – владельцу книжки.
Уведомление составляется в следующих случаях:
- если увольняемый работник принципиально не получил документ в последний рабочий день.
- Если лицо уволено по инициативе работодателя за прогулы и отсутствовало на рабочем месте по неуважительной причине.
- Когда владелец трудовой работает в филиале, в том числе – за пределами города.
- В иных ситуациях, когда работник не получил трудовую в последний рабочий день или на протяжении последующих двух дней.
Если назавтра после увольнения, книжка не получена, допускается устное напоминание:
- по телефонному звонку;
- через сотрудников – друзей или соседей.
Так же допускается передача уведомления по электронной почте.
На третий день требуется обязательно оформить документ на бумажном носителе, в официальном виде, удостоверив подписью работодателя или лица, уполномоченного на выдачу трудовых, и передать его владельцу книжки.
Сроки и нормы передачи уведомления ориентируются на нормы статей 62 , , , 127 и т.п. А так же – на Правила № 225 , утверждённые ПП РФ 16.04.03 г.
ТК РФ, Статья 127. Реализация права на отпуск при увольнении работника
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении по образцу?
Составление этого документа не подчиняется особому регламенту, трудовое законодательство не указывает на особенности его оформление.
Основными критериями являются:
- письменная форма;
- вид официальной бумаги;
- удостоверение уполномоченным лицом;
- текст сообщения.
Его можно составить на фирменном бланке организации, или поставить штамп организации, с её реквизитами. Если это невозможно, или по усмотрению работодателя – в верхней части листа следует вписать наименование предприятия или компании.
В правой верхней части, под наименованием организации указываются:
- Ф.И.О. владельца книжки;
- его бывшая должность.
Строкой ниже, посередине листа вписывается наименование настоящего документа: «Уведомление». Ниже располагается основной текст. Он составляется в свободной форме и может иметь следующую формулировку: «Настоящим уведомляем Вас о необходимости срочно подойти в отдел кадров для получения трудовой книжки лично, или передать письменное согласие на её пересылку, с указанием адреса получателя».
После основного текста следует подпись ответственного лица и печать отдела кадров.
Если речь идёт о работнике индивидуального предпринимателя, у которого отсутствует кадровая служба, он оформляет документ самостоятельно, собственноручно расписывается и ставит свою печать.
Текст уведомления может исходить из конкретной ситуации и отражать её специфику, что допускает замену «подойти» на «отправить доверенное лицо» и т.п., если документально зафиксирован факт невозможности личного прибытия уволившегося работника.
Этот документ составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а второй отправляется адресату.
Регистрация документа
Составленное сообщение требуется зарегистрировать, чтобы оно имело полностью правоспособный вид.
При регистрации документ вносится в соответствующий журнал исходящей корреспонденции. В результате сведения о документе вносятся очередным порядковым номером и датой составления, которая не должна быть позже, чем три дня, отсчитываемые от последнего рабочего дня владельца книжки.
При регистрации адресатом выступает уволившийся, которому требуется получить документ.
Здесь указывается его фамилия с инициалами и домашний адрес, извлечённый из личного дела или иного информационного банка с кадровыми сведениями о сотрудниках.
Регистрационный (порядковый) номер исходящего документа и дата его регистрации в учётных записях кадрового делопроизводства вносятся в верхнюю часть уведомления.
Как правильно отправить?
Отправление уведомления обязательно должно подтверждаться официальным документом или подписью владельца книжки. Поэтому его недопустимо просто бросить в почтовый ящик адресата, передать через знакомых сотрудников или иных третьих лиц.
Правоспособной процедура передачи может считаться в следующих случаях:
- подойти лично по адресу проживания бывшего работника с двумя экземплярами документа, в одном из которых он сделает личную подпись: «получено мною лично», с указанием даты и подписью. Подписанный экземпляр остаётся у работодателя, а второй передаётся владельцу трудовой.
- Передать документ через курьерскую службу, с официальным оформлением документации.
- Переслать заказным письмом Почтой РФ, с уведомлением о получении.
Если уведомление пересылается по почте, то предварительно нужно сообщить содержание текста по сотовой связи или электронной почте, чтобы избежать обвинений в нарушении сроков. Для подтверждения достаточно факта совершения звонка или скриншота электронного сообщения.
Для эффективного проведения данной процедуры, работодатель заведомо должен иметь в своей базе все контактные данные своих сотрудников.
Что делать, если сотрудник проигнорировал уведомление?
Главная задача работодателя – уведомить бывшего работника о необходимости получить книжку.
После того, как им получено подтверждение о передаче уведомления владельцу трудовой, он должен продолжать хранить трудовую.
Возможно бывший сотрудник получит ее позже, когда у него появится необходимость устроиться на работу и забрать документ.
После надлежащего оформления и отправления уведомления, работодатель обязан её хранить до момента вручения работнику лично или его представителю по нотариально удостоверенной доверенности, независимо от того, когда он обратится за её получением.
Если владелец трудовой пришлёт официальное согласие или заявление на пересылку документа – отправить заказным письмом.
Если он так и не запросит свой документ – хранить трудовую книжку следует отдельно от остальных, в течение 75 лет.
Заключение.
Если трудовая книжка не получена, работодателю нужно принять меры к уведомлению её владельца о том, чтобы он её обязательно получил, или дал письменное согласие на пересылку по почте.
