Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:
ПОДЛИННИК - первый или единичный экземпляр документа;
ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
КОПИЯ - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
ВЫПИСКА - копия части документа, оформленная в установленном порядке
В статье 9 проекта Федерального закона "Об электронном документе" устанавливается: "Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона". (Термин "юридическое значение" неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о "юридической силе" документа.)
Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: - "Что же такое подлинник? Все "экземпляры", или "первый или единичный экземпляр"; отличаются ли между собой "подлинник" и "оригинал"; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными?". Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
Разработчики законов не дают определений понятий "экземпляр ЭлД", "подлинник ЭлД" "идентичные ЭлД", так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.
В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую. При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.
Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В.Крылов
Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).
На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию, например:
Подпись В.В.Суботин
Указывать слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» несет в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.
В случае если письмо одного содержания направляется более чем по четырем адресам составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:
письма газеты "Требуются" от 25.09.2001 № 4-15/318
После отправки экземпляров письма список на его рассылку помещается в дело вместе с отпуском (экземпляром, оставшимся в организации-отправителе).
Синтаксические ошибки
Сложные предложения:
1. Нарушение логико-грамматической связи между частями сложносочиненного предложения: "Мой отец долго не забывал эту историю, но он умер".
2. Использование местоимения во второй части сложносочиненного предложения, приводящее к двусмысленности: "Пусть надежды сбудутся, и они вернутся".
3. Ошибки в использовании сложносочиненных союзов:
а) соединительных - для связи частей сложносочиненного предложения при отсутствии между ними противительных отношений: "Вчера был шторм, и сегодня все кругом было спокойно".
б) противительных - для соединения частей сложносочиненного предложения при отсутствии между ними противительных отношений: "У нас во дворе растет береза, но на ней тоже набухают почки";
в) двойных и повторяющихся: "Не то птица села на воду, или обломки разбитой лодки плывут по морю";
г) неоправданный повтор союзов: "И вдруг девочки увидели маленькую черную точку, и у них появилась надежда";
д) неудачный выбор союзов: "Митраше было десять лет с хвостиком, но сестра была старше".
Бессоюзное сложное предложение:
1. Нарушение единства конструкций однородных частей в составе бессоюзного сложного предложения: "На картине изображено: раннее утро, только встает солнце".
2. Разложение частей бессоюзного сложного предложения на самостоятельные предложения: "Одеты девочки просто. На них летние ситцевые платья. На голове у старшей платок".
3. Одновременное использование бессоюзной и союзной связи: "Одежда на девочках простая: которая постарше с платком на голове, в синей юбке и серой кофте, младшая без платка, в фиолетовом платье и темно-синей кофточке".
Сложное предложение с различными видами связи:
1. Нарушение порядка следования частей предложения: "Волны еще пенятся, но у берега успокаиваются; чем ближе к горизонту, тем море темнее; и поэтому у девочек есть надежда, что отец вернется".
2. Использование местоимений, приводящих к двусмысленности: "Мы видим, что кровать у девочки не заправлена, и она подтверждает, что девочка только что встала".
3.16. График отпусков. Требования к оформлению. В каком документе определяется право подписи приказа? Кто проставляет дату в приказе? Можно ли регистрировать приказ в день подписания? С какой даты приказ вступает в силу?
График отпусков - это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.
Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ч. 1 ст. 168 ТК устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.
Таким образом, в процессе документирования деятельности, связанной с предоставлением отпусков работникам, как правило, создается целый комплекс документов: график отпусков, приказ (распоряжение, решение) либо записка о предоставлении отпуска.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г. содержит целую подсистему документации по оформлению отпусков, в которую включены унифицированные формы графика отпусков организации (предприятия), заявления о предоставлении отпуска, приказа о предоставлении отпуска, распоряжения о предоставлении отпуска.
График отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.
Таким образом, график трудовых отпусков должен составляться, согласовываться и в установленные сроки утверждаться в каждой организации.
В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается на основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право.
Дата создания документа также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органов управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, некачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты (и, соответственно, документа), дописыванию или исправлению числа, месяца, года.
Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации. Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.
Студенческие документы
Читательский зал
для преподавателей
ЗАЯВЛЕНИЕ
15.04.2014 № 28
Прошу Вас разрешить мне пользоваться читательским залом для преподавателей.
Студент 1 курса,
ФМК, группа РМЛ-13
Заочная форма обучения (подпись) И.В. Мажоров
В дело 13/30
(подпись) К.Ю.Белячевская
Подлинный документ - это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа- первый или единичный экземпляр официального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал»
Оригинал - уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»" 1 .
Оригинальность и подлинность документа Традиционное делопроизводство обычно имеет дело с официальными документами. Официальный документ– документ, созданный
Организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается
лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных
обязанностей. Подлинник официального документа в переводе
с латинского означает «достоверный, действительный» – первый или единственный экземпляр официального документа.
Необходимо различать понятия «подлинник официального документа» и «подлинный документ». Последний понимается
Как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким – либо путем, соответствуют действительности; то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом,но не всякий подлинный документ– подлинником официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником,
Он должен быть составлен на бланке согласно установленной
форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. Среди подлинников различают автографы– документы, переписанные или правленые (после перепечатки) рукою автора. В качестве синонима слова «подлинник» иногда употребляется термин «оригинал», хотя по
своему смыслу определение «подлинник» (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие «оригинал» (самобытный, первоначальный). Оригиналы– документы, впервые созданные
каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов; оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду
оригиналы могут быть: черновыми– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его
текстом;беловыми– рукописный или машинописный документ,
текст которого переписан с чернового или написан без помарок
и исправлений. Слово «оригинал» происходит от латинского
«originalis», что означает первоначальный, самобытный. Оригиналы– документы, впервые созданные каким-либо
Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах.
Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы текстовых документов могут быть беловиками или черновиками. Черновик– рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом. Беловик– рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.
Беловик– это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа. Понятие «копия», как указывает происхождение этого слова (от лат, с opia – множество), связано с размножением документов, повторением документа
Любого вида. Копия документа– документ, воспроизводящий
Информацию другого документа и все его внешние признаки
Или часть их. С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и
Чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е.
Матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи. Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Прежде
всего, копии можно разделить на выписки и отпуски. Выписка– это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск– это копия отосланного документа. Понятие
«отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве. Копии по способом получения делятся на
Ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке. Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п. Копии разделяются в зависимости от способа удостоверения на: нотариальные копии
Официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии. Особый вид копий– дубликат. Это копия,
Имеющая юридическую силу подлинника. Дипломатические копии– их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину,
Изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.). Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его
Юридической силой. Беловой документ- это рукописный или
Машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность(об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа- это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа- это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально
Заверенные копии или дубликат документа- повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который
Обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.). Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии
С законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном
законодательством
Фальсификация документов
Понятие фальсификации документов в уголовном праве является родовым понятием, обозначающим изготовление подложных документов с помощью полной фальсификации документа (изготовления либо подбора всех составных частей документа: бланка, носителя информации, текста, печатей, подписей, штампов) либо фальсификации отдельных его элементов.
фальсификация документов может быть как самостоятельным преступлением, так и способом совершения другого преступления. Самостоятельными преступлениями, совершаемыми путем фальсификации документов, являются, например, фальсификация избирательных документов и документов референдума (ст. 142 УК РФ*), изготовление либо сбыт поддельных ценных бумаг или денег(ст. 186), изготовление либо сбыт поддельных расчетных или кредитных карт и других платежных документов (ст. 187), служебный подлог (ст. 292), фальсификация рецептов или других документов, которые дают право на получение наркотических средств либо психотропных веществ (ст. 233), фальсификация, изготовление либо сбыт штампов, поддельных документов, печатей, государственных наград, бланков (ст. 327). фальсификация документов может быть совершена, например, в случае неправомерных действий при совершении налоговых преступлений, при банкротстве, и т.д.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:
- - текстовое документирование;
- - техническое документирование;
- - фото-кино-видеодокументирование;
- - документы на машинных носителях, электронное документирование.
Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Фото-кино-видеодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов. Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Документы на машинных носителях, электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
Любой материальный объект - носитель информации, но люди используют в качестве таковых специальные объекты, с которых информацию удобнее считывать. Традиционно используемым носителем информации является бумага с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Поскольку в наше время основным средством обработки информации является компьютер, то и для хранения информации используются в основном машинно-читаемые носители.
Свойства документа.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.
Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий:
- 1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
- 2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.
Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.
Среди копий различаются:
Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
На приобретение документом юридической силы влияют:
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Юридическая сила копий :
1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.
Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)
