В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездные билеты в случае использования авто представить не получится.

Но в этом случае важно приложить иные подтверждающие документы, такие как путевые/маршрутные листы, чеки/квитанции и пр., что докажет следование командированного по намеченному пути к цели для выполнения задания (письмо Министерства финансов от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). В зависимости от комплектности предоставленных подтверждающих документов можно будет рассчитывать на списание в расходы соответствующих сумм согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Подтверждение от принимающей стороны

Однако в абз. 4 упомянутого выше п. 7 положения указывается, что фактический срок командировки можно подтвердить и при отсутствии доказательных документов о проезде и проживании. Это можно сделать при помощи той же служебной записки или другого документа, содержащего отметку принимающей стороны о датах прибытия сотрудника к месту командировки и убытия из него.

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что служебная записка является важным первичным документом, используемым для начисления суточных командированному сотруднику, если он совершил поездку на автомобиле.

Кто и когда должен заполнять служебную записку?

Служебная записка на командировку образца 2019-2020 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

К служебной записке необходимо приложить документы, подтверждающие путь следования и сроки нахождения сотрудника в месте командирования. Если такие документы были утеряны или отсутствовали изначально, принимающая сторона может сделать необходимые отметки непосредственно в служебной записке.

Для этого следует вписать в записку название принимающей организации, даты приезда/отъезда командированного. Эту запись необходимо заверить подписью должностного лица с расшифровкой должности и Ф. И. О. и печатью компании (при наличии таковой).

Где найти образец служебной записки?

Какие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.

В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В числе таких реквизитов:

Не знаете свои права?

• название документа;
• наименование компании-работодателя;
• Ф. И. О. и должность командированного работника;
• дата составления документа;
• место и длительность командировки;
• список приложений;
• подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.

Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты. Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.

На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.

Нужна ли служебная записка ИП?

В случае с индивидуальными предпринимателями существует ряд особенностей. В связи с тем, что ИП не может быть направлен в командировку, т. к. не относится к категории наемных работников, то, по мнению финансового ведомства, ему нет смысла оформлять самому себе приказ и служебную записку (письмо Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Командировка ИП

Однако подтвердить свои расходы, связанные с поездкой в другой город по служебной необходимости, ИП всё же сможет. В случае отказа налоговой инспекции признать расходы ИП, связанные с его командировкой в другой город по хозяйственной необходимости, производственными затратами, предприниматель вправе обжаловать это решение в суде. Как показывает практика, суды нередко встают на сторону бизнесменов, признавая за ними право на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму командировочных расходов.

Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 судьи, приняв сторону ИП в споре с налоговиками, указали, что предприниматели не могут быть лишены возможности отправляться самостоятельно в служебные командировки. Иначе имеет место их дискриминация по отношению к другим хозяйствующим субъектам, которые осуществляют хоздеятельность в форме юрлица.

А это означает, что ИП при осуществлении поездки на своем личном (арендованном) авто может также заполнить служебную записку и приложить к ней все документы, подтверждающие расходы и, собственно, сам факт нахождения в служебной поездке.

При направлении в командировку наемного работника ИП все документы, включая служебную записку, оформляются в общем порядке.

Нужно ли составлять служебную записку при направлении в командировку директора?

В связи с тем, что директор компании является наемным сотрудником, он не освобожден от заполнения всех обязательных для командированного документов. При этом неважно, поехал ли директор лично за рулем машины в командировку либо его повез водитель.

Существует мнение, что директора можно освободить от обязанности составления служебной записки, поскольку он лично издает и утверждает приказ о своей командировке и ее продлении (в случае необходимости). Однако такое мнение ошибочно, поскольку приказы не подтверждают ни факт совершения поездки, ни ее длительность.

Таким образом, обязанность по составлению служебной записки при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не зависит от должности командированного — представить записку по возвращении должен как рядовой сотрудник, так и руководитель организации.

Унифицированной формы для служебной записки не предусмотрено, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой образец этого документа. В связи с тем, что служебная записка необходима при учете расходов в командировке, а также для начисления суточных, к ней применимы требования по оформлению для первичных документов.

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой. На практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются.

Ст.168 ТК РФ

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Существуют определенные ограничения на направление в служебные командировки. Направлять в служебные командировки запрещается:

Беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

Работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

Работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ). Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи.

Оформление начинается с подготовки служебного задания (унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»).

Образец заполнения формы № Т-10а

Этот документ является основанием для издания приказа (унифицированная форма № Т-9 (о направлении работника в командировку) или № Т-9а (о направлении работников в командировку)).

В приказе указывается:

— место назначения,

— цель командировки,

— срок в календарных днях,

— источник финансирования.

Образец заполнения формы № Т-9

Скачать унифицированную форму № и

Самый последний документ – командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10)

Командировочное удостоверение оформляется каждому работнику, направленному в командировку.

После подписания руководителем организации и ознакомления работника под роспись с данными документами, командировочное удостоверение выдается работнику.

На оборотней стороне формы № Т-10 необходимо оформить первую отметку о выбывании работника и проставить оттиск печати организации.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Образец заполнения формы № Т-10

Скачать унифицированную форму №

После возвращения из командировки в организацию работником составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и в трехдневный срок предоставляется в бухгалтерию, вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Зачем нужна

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку - это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;

отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

Основная задача служебки - помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Правила оформления

Образец служебной записки о командировке 2018 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

Сопроводительная документация

Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;

при передвижении на личном/рабочем транспорте - путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

Образец служебной записки на командировку 2018 года

Должен ли писать руководитель

По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

Поездки за границу

В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

Делопроизводство

Как составить служебную записку о командировке (образец)?

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

• если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
• если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

• В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
• В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
• В самом низу бланка - описание прилагаемых документов.
• Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:



Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

• путевой лист;
• подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
• прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

• чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
• документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

По сути, записка будет дублировать приказ.

Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

Однако расходы можно учесть при уплате налога.

Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

• Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
• Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.

Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

Помимо этого, нужно обосновать необходимость поездки в рамках осуществления предпринимательской деятельности. Для этого подойдет, например, протокол переговоров с поставщиками или покупателями.

Служебную записку требуется составлять лишь в некоторых случаях. Крайне важно правильно заполнить документ, ведь от этого будет зависеть дальнейшая компенсация понесенных расходов. Также необходимо учитывать нюансы при заполнении в зависимости от конкретных обстоятельств поездки.

Служебная записка на командировку

Образец служебной записки о направлении в командировку



Пример служебной записки на командировку

Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

Ее оформляют, если:

специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;

гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:

отчет о выполненных задачах;

Образец служебной записки на командировочные расходы



Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:

в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;

в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;

ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т.д.);

ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Образец служебной записки об отмене командировки



Составляется для возврата полученных денег, в ней указывается причина отмены и перечисляются расходы, понесенные в связи с подготовкой к поездке.

Образец служебной записки на командировку

Статьи по теме

Для чего нужна служебная записка

Служебная записка - это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. При этом включать в налоговую базу при УСН расходы на основе одной служебки нельзя. Нужно обязательно получить от работника первичные документы, подтверждающие конкретные траты. И только потом - списывать затраты (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Оформляется служебная записка по возвращении из командировки. К ней сотрудник прикладывает подтверждающие бумаги и весь пакет документов передает работодателю. Такие правила установлены пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Так как обычно бухгалтер получает от сотрудников все документы по возвращении из поездки, в том числе служебную записку, и принимает их к учету, поэтому вам важно знать, как должна быть оформлена служебная записка, чтобы потом не было проблем со списанием расходов. И еще помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Командировка предпринимателя

Командировать можно только наемный персонал, а индивидуальный предприниматель к категории работников не относится (письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Именно поэтому бизнесмен не может сам себя направить в командировку. Ведь отдать себе распоряжение отправиться в поездку по служебной необходимости нельзя. А значит, не нужно оформлять на самого себя приказ о командировке, служебную записку и путевой лист.

Однако если вам нужно поехать в другой регион по служебным делам, то расходы на поездку при УСН все-таки учесть можно. Например, траты на оплату счета гостиницы вы можете списать как затраты на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А расходы на бензин - как материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и ст. 254 НК РФ). Но в таком случае обязательно подтвердите расходы документально.

Так, подтверждающими бумагами в этом случае будут квитанции на оплату проживания в гостинице и кассовые чеки на бензин. Кроме того, вам надо будет обосновать производственную необходимость своей поездки. Для этого подойдет любой документ, который докажет, что вы ездили по рабочим делам. Например, протокол переговоров с потенциальным поставщиком или новый договор.

А вот путевой лист не нужен, потому как он как раз говорит о том, что была командировка, а не служебная поездка бизнесмена на личном авто. Если же вы все-таки оформили командировочные документы, а налоговики сняли ваши расходы на поездку, можете попробовать отстоять свою точку зрения в суде. Иногда арбитры встают на сторону бизнесменов. Полагая, что коммерсант не лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3).

Информация в служебной записке

Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено. Поэтому вам нужно разработать свой собственный бланк. А сотрудник по возвращении из поездки просто заполнит все необходимые поля.

Отразите в служебной записке следующие данные. Поскольку служебка в данном случае - это первичный документ (нужна для начисления суточных и подтверждает расходы на командировку), значит, она должна содержать все обязательные реквизиты для «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отметим их.

Так, обязательно укажите в документе его наименование - служебная записка. И поставьте название компании или фамилию, имя, отчество предпринимателя. Далее внесите данные о месте командировки, то есть в какую страну, город, местность и организацию был направлен работник.

Затем зафиксируйте сведения об автомобиле - его марку и номер. А также отразите информацию о времени и дате начала и окончания поездки и укажите срок командировки, то есть сколько всего дней сотрудник был в поездке (п. 7 Положения № 749). Эта информация, как уже было отмечено выше, необходима для начисления суточных. Причем, обратите внимание, данные сведения должны совпадать со сведениями путевых листов.

Ниже перечислите все документы, подтверждающие использование автомобиля для проезда, которые были приложены к служебке. Например, путевой лист, кассовые чеки и квитанции. И поставьте свою подпись и дату .

Образец записки

Генеральному директору
ООО «Альфа»
Львову А.В.
от менеджера
Кондратьева Александра Сергеевича

Служебная записка

Сообщаю, что я отправился в командировку 22 ноября 2017 г. в 10ч.00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:

Служебная записка на командировку — образец 2017

Отправить на почту

Служебная записка на командировку — образец 2017 года приведен в нашей статье — понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

• распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
• отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

при наличии проездных документов - по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);

при отсутствии проездных документов - по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;

при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании - служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?» .

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

На служебном автомобиле.

Личном транспорте.

Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

О документе, устанавливающем особенности расходов, принимаемых работодателем при командировках, читайте в статье «Положение о служебных командировках — образец 2017».

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Служебная записка является одним из главных документов, который используется внутри организации. Она служит для передачи информации и подтверждения отправки работника, а также для расчёта расходов во время поездки.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Что это такое

Командировочная записка – это внутренний документ, подтверждающий отправку работника в другой город на временную работу и прибытие обратно. Бумага оформляется сотрудником после командировки в тот же день либо через максимум 3 суток.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно.

В каких случаях нужна

Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:

• когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
• если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.

Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.

Форма

Командировочное уведомление оформляется на специальном бланке (формат А4) организации от руки или через принтер. Точного стиля служебной записки законодательство не предусматривает. Форма должна быть составлена самой компанией.

Как написать и ее образец

Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:

• сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
• сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
• перечисление прилагаемых документов;
• ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.

К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.

Сумма суточных зависит только от местоположения сотрудника (за границей или на территории РФ).

Образец служебной записки на командировку в 2019 году:

От директора

Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.

Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.

Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.

На личном авто

Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.

Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.

На расходы

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.

Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Отчёт

Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы.

Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах. Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Если истрачено меньше денег, чем было выдано, то остаток отдаётся обратно в кассу. Деньги выдаются по тому реквизиту, который указан в отчёте.

Где хранится

Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации. Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника. Но это не обязательно.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

• чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Как составить об отмене командировки

Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку. События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Основные причины для отмены командировки:

• погодные условия;
• семейные обстоятельства;
• заболевание сотрудника.

Причина должна быть указана в приказе.

Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

В данном эпизоде сотрудника отзывают по причине досрочного выполнения работы. Но стиль документа при отмене командировки по другой уважительной причине будет таким же.

Какие бумаги может заменить

Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.

Поэтому она заменяет собой:

• служебное задание.

Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Требуется ли для ИП

Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.

Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.

Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.

Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.

Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.

Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.

Служебная записка на командировку - образец 2017 года приведен в нашей статье - понадобится, если командированный не использует для проезда общественный транспорт дальнего следования и у него отсутствуют проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения.

Чем обычно подтверждают даты командировки

В результате произошедших в 2015 году изменений в правилах документального оформления командировок (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 и от 29.07.2015 № 771) в процедуре служебной поездки стали задействоваться всего 2 документа:

• распоряжение (приказ) работодателя о направлении в командировку;
• отчет работника о расходах по командировке (авансовый отчет).

О распоряжении, оформляемом работодателем, читайте в материале .

Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.

В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при наличии проездных документов — по датам, указанным в них, с учетом времени, которое необходимо для того, чтобы добраться до места отправления (прибытия) транспорта, если оно находится за пределами населенного пункта отъезда (приезда);
• при отсутствии проездных документов — по датам документов о проживании. При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее;
• при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной.

О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье .

Как оформить служебную записку на командировку

Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:

• На служебном автомобиле.
• Личном транспорте.
• Транспорте третьих лиц (по доверенности или в качестве пассажира). Возможность использования второго варианта (он отсутствует среди перечисленных в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) подтверждает письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427.

Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.

Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.

Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.