С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

• журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

Сентябрь 2015 г.

Добрый день, у нас есть дистанционный работник, рабочее место которого расположено в другом городе. Работник направляется в командировку к работодателю на личном транспорте. Каким образом мы можем компенсировать расходы на бензин?

Ответ

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 ТК РФ. Поэтому в этом случае организация может выплатить компенсацию расходов на основании служебной записки, путевого листа, кассовых чеков. Также Вы можете заключить договор аренды на время командировки. В договоре аренды следует прописать, что расходы на ГСМ организация должна возместить. Расходы возмещайте на основании: путевого листа, а также кассовых чеков.

Обоснование

1.Первые официальные разъяснения чиновников про расходы на командировку

Сотрудник ездил в командировку на личной машине

Важная деталь

После возвращения из поездки на личной машине работник должен составить служебную записку. И приложить к ней путевой лист, а также первичку, подтверждающую расходы.

По новым правилам фактический срок командировки, в которую работник отправился на личной машине, он должен указать в служебной записке. Ее нужно представить по возвращении из поездки вместе с оправдательными документами, подтверждающими расходы и использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Перечень таких документов открыт. Это путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. ().

Но возможна ситуация, что у работника не будет никаких первичных документов, которые по дате относились бы к периоду поездки. Например, если он заправил машину заранее, а жил не в гостинице, а у знакомых. Можно ли в этом случае учесть расходы в виде суточных и стоимость ГСМ на основании одной лишь служебной записки?

По мнению чиновников, нет. И фактический срок командировки, и использование машины в служебных целях нужно подтверждать первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством о бухучете.

Осторожно!

Чиновники считают, что служебная записка не подтверждает использование в командировке личной машины. Поэтому безопаснее, чтобы работник заправил ее в командировке и сохранил чеки.

Какие именно будут документы, не важно. Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался ().

Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист. Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин. К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей. Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки. В таком случае инспекторы вряд ли будут пытаться оспорить реальность поездки.*

2.Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой ().

Проезд на личном автомобиле

При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику , предусмотренная Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.*

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных (). Эти нормы и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами.

При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ. Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России , и ).

Главбух советует: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль ( , НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая - это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая - возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Таким образом, направляя сотрудника в командировку на личном автомобиле, помимо компенсации организация должна возместить ему затраты на приобретение бензина, на платную автостоянку и т. п. (). Эти затраты можно квалифицировать как материальные расходы, а также как расходы на проезд до места командировки и обратно. Такие затраты можно учесть при налогообложении прибыли ( , НК РФ). Основанием для возмещения расходов будут путевые листы, чеки АЗС и т. п. То есть такие же документы, какими подтверждают свои расходы сотрудники, направленные в командировку на служебном автомобиле.

Однако налоговая инспекция вряд ли согласится с такой трактовкой законодательства. При проверке инспектор будет руководствоваться письмами и . Поэтому, скорее всего, он признает неправомерным одновременное уменьшение налоговой базы и на сумму компенсации за использование личного автомобиля, и на сумму возмещения расходов на проезд. В таких условиях окончательное решение о расчетах с сотрудником организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям Минфина России, отстаивать свою позицию организации придется в суде.*

Довольно часто работник едет в командировку в другой город на личном транспорте. Это выгодно и той и другой стороне: служащий комфортно себя чувствует за рулем своего авто, а организация экономит на эксплуатации казенного автомобиля.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

После возвращения руководство предприятия компенсирует ему расходы.

Казалось бы, всё очевидно и просто, но есть целый ряд нюансов в трактовке данного вида расходов для целей налогообложения и порядке возмещения израсходованных средств служащему.

Нормативная база

В списке приведены основные законодательные нормы, используемые при оформлении командировки:

• Постановление Правительства № 92;
• Положение о направлении работников в командировки, утвержденное Постановлением № 749;
• ФЗ № 212;
• ФЗ № 125;
• Письмо Минздравсоцразвития № 2538-19;
• Приказ Минтранса № 152.

Ознакомиться с текстом документов можно тут:

Какие документы нужны?

Возмещение расходов, понесенных подчиненным в командировочной поездке, производится согласно установленному в организации порядку.

Как правило, эти нюансы освещаются в нормативном акте, заблаговременно составленном руководством фирмы. В нем определяют правила возмещения трат, а также указывают перечень документов, обязательных к предъявлению в бухгалтерию для отчета.

После того, как все вопросы, касающиеся командировки обсуждены, а подчиненный и руководство пришли к единому мнению, оформляется стандартный пакет бумаг для командировочного.

Приказ

Допустимо использование унифицированной формы приказа № Т-9.

Директор может сам разработать и утвердить вариант приказа о командировании служащего.

В приказе на командировку на личном автомобиле в 2019 году следует указать: название фирмы, наименование бланка и число, когда он был составлен, Ф.И.О. служащего, должность и наименование отдела, где он работает, пункт прибытия (страна, город, фирма), срок командировки (в календарных днях), начальную и конечную даты поездки, цели, фирму, которая несет расходы.

Приказ заверяется представителем руководства фирмы.

Ниже пример стандартного приказа по форме № П-9, разработанной в организации:

Командировочное удостоверение

Согласно нововведениям законодательной базы, действующим с января 2019 года больше нет необходимости в командировочном удостоверении.

Путевой лист

Налоговая инспекция, проверяя расходы организации, не требует наличия путевого листа.

Однако если подчиненный отправляется в поездку на личном автомобиле, то лучше все же приложить этот документ к отчету. С его помощью можно будет подтвердить факт использования машины в служебных целях, а также расчет бензина.

Путевой лист составляется с использованием унифицированных форм либо по образцу, утвержденному руководством фирмы.

Служебная записка

Когда служащий едет по делам фирмы на своем авто, расскажет о времени, фактически затраченном на поездку.

По возвращении в офис ее следует отдать вместе с чеками и иными документами для правильного расчета компенсации.
Записка составляется в свободной форме. Однако если сотрудники часто используют свои автомобили для деловых поездок, рекомендуется создать единый шаблон записки для таких случаев.

Благодаря установленной форме сотрудники смогут верно указывать все сведения в достаточном объеме, чтобы принять их во внимание при начислении выплаты подчиненному.

Ниже представлен вариант такого бланка:

Чем и как подтвердить расходы?

По завершении командировочной поездки служащему нужно предоставить бухгалтеру о расходах, совершенных в течение поездки.

К нему присовокупляют оправдательную документацию:

• чеки фиксирующие расходы на номер в гостинице;
• чеки на ГСМ;
• служебную записку;
• путевой лист;
• квитанции об оплате ГСМ баллами с карты заправки, либо иными безналичными способами.

Особенности оплаты

К расходам, которые компенсирует работодатель командированному сотруднику, относятся следующие траты:

• оплата найма жилья или гостиницы;
• суточные в установленном размере;
• другие расходы, совершенные с разрешения работодателя;
• компенсация проезда до места командировки.

Правила выплаты возмещения расходов сотрудникам коммерческих предприятий и ИП, в соответствии с законодательными нормами на 2019 год, определяются путем составления , либо подписания локального нормативного акта, в котором указан порядок выплат.

Трудовой кодекс не налагает на руководство фирм никаких ограничений по выплатам сотруднику, поэтому этот вопрос остается на усмотрении начальства. Если же речь идет о возмещении командировочных трат в муниципальном или госучреждении, то следует руководствоваться порядком, описанным в постановлении №729 Правительства РФ, действующим с 2.10.2002г.

При отправке сотрудника в командировочную поездку бухгалтерия выдает сотруднику необходимые финансовые средства. А по возвращении обратно производится окончательный расчет в соответствии с предоставленными отчетными бумагами.

Инструкция по возмещению расходов

Списание ГСМ

Списание ГСМ при командировочной поездке на своем авто происходит точно так же, как и при использовании служебного транспорта.

Для подсчет затрат на бензин сотрудник предоставляет заполненный путевой лист, чеки с автозаправок.

Сумма возмещения трат на топливо, остается на усмотрение фирмы, для целей налогообложения данные траты будут отражены как возмещение потраченных средств при поездке на личной машине, но не расходов на командировку. НК РФ говорит, что возмещение подобных трат возможно в установленных Правительством нормах.

Так, на машину, имеющий двигатель объемом более 2000 куб.см. полагается возмещение, не превышающее полторы тысячи рублей в месяц.

Все, что превышает эту сумму, не относится к затратам и учитывается при расчете налогов.

Можно все же учесть затраты как возмещение расходов в командировочной поездке, чтобы включить их в облагаемую налогами базу.

Организации следует издать нормативный акт, предусматривающий такую возможность. Фирма, решившая пойти этим путем, должна быть готова доказать экономическую оправданность данных расходов.

Путевой лист с указанием маршрута, как правило, вполне подходит для этого с точки зрения налоговой.

Включая оплату ГСМ в командировочные расходы, в локальном также важно прописать, что во время командировки выплата за использование личной машины не производится, а все фактические расходы относятся именно к командировочным тратам.

Оплата и компенсация сотруднику

Как упоминалось выше, выплаты за использование своей машины производят, исходя из расчета 1500 рублей за месяц.

Возмещение выдается по приезду служащегов офис, исходя из предоставленного им авансового отчета, чеков и квитанций.

При использовании собственного транспорта компания компенсирует служащему траты из-за амортизации, техобслуживание, починку и смазочные жидкости. Сумма возмещения прописывается в соглашении с сотрудником и локальном нормативном акте фирмы.

Директор издает приказ о выплате возмещения.

Служащий, использующий свою машину, должен предоставить техпаспорт автомобиля в качестве подтверждения наличия у него транспортного средства.

Дополнительно следует прописать факт использования машины в договоре о трудоустройстве.

Возмещение за применение машины в рабочих целях выплачивается пропорционально отработанному времени. За время отсутствия возмещение расходов не осуществляется. Выплата происходит раз в месяц.

Налогообложение

Сумма прибыли, облагаемой налогами, уменьшается на размер затрат, понесенных при возмещении сотруднику командировочных расходов.

Однако, поскольку в эти затраты уже включены ГСМ, вычесть деньги, потраченные на ГСМ, из налогооблагаемой базы предприятия не получится.

Если деньги выдаются за использование машины, а не в виде командировочных, то все деньги, выплаченные сотруднику сверх определенной законом нормы, не учитываются как расходы.

На возмещение трат служащему не начисляется НДФЛ, так же с нее не платят взносы на соцстрахование, выплата не относится к доходам работника, подлежащим обложению налогом.

При этом, поскольку в законодательстве отсутствуют ясные формулировки на этот счет, возможны конфликтные ситуации как с налоговой службой, так и с фондами социального страхования, если они посчитают выплату доходом подчиненного.

Нюансы

Выплаты в бюджетном учреждении

В организациях, финансируемых из бюджета, возмещение за командировочную поездку на собственной машине осуществляются в соответствии с Порядком и условиями командирования, возмещения расходов, связанных с использованием гражданскими служащими личного автотранспорта для проезда к пункту командирования и обратно.

Командировка директора

Директор, как и любой сотрудник фирмы, может ездить в командировочные поездки на своей машине.

Поводом для выплаты директору возмещения егорасходов должен служить изданный фирмой документ, как и для рядового наемного работника.

Если работников несколько

Если на машине одного из сотрудников в командировочную поездку отправляется несколько человек, то путевой лист оформляется только на водителя.

Также, если за бензин платит только водитель, остальные сотрудники не должны предоставлять чеки с автозаправок.

Основанием для расчета времени, проведенного в поездке, выступает служебная записка, оформляемая каждым подчиненным. Записка – отчетный документ для подчиненных, вернувшихся из поездки отдельно от водителя раньше или позже него.

Эти же нормы работают для подчиненных, отправляющихся в дорогу на служебной машине.

Правила использования своей машины для прибытия в место назначения одним или несколькими подчиненными закрепляются локальным документом, составленным руководством фирмы.

Если потребовался ремонт

Если в деловой поездке на личном автомобиле, машине потребовалось техобслуживание либо устранение поломок, фирма возмещает произведенные затраты в соответствии с соглашением об использовании транспортного средства для нужд фирмы, заключенным сотрудником и предприятием.

Если сотрудник попал в ДТП

Если авария произошла по вине сотрудника, то организация не возмещает ему понесенные затраты, не компенсирует траты на восстановление автомобиля. Т.е. выплаты пострадавшей стороне будет производить страховая компания сотрудника, а если размер страховки не покрывает ущерба, возмещение пострадавшей стороне осуществляет сам подчиненный.

При ДТП не по вине служащего фирма компенсирует ему произведенные траты по соглашению об использовании машины для деловых нужд.

Проводки

Выплата, предназначенная подчиненному в качестве возмещения по факту использования его машины для деловых нужд фирмы, совершается раз в месяц и отражается при помощи проводки:

Судебная практика

Пока нет доступной информации по этому вопросу в области вынесения судебных решений, т.к. уже принятые решения судебных инстанций относятся к временному отрезку, когда помимо служебной записки подчиненные предоставляли командировочное удостоверение, подтверждавшее сроки командировочной поездки.

С 8-го января 2019 года командировочное удостоверение не используется при направлении подчиненного в поездку. Соответственно, теперь возникает немало спорных ситуаций, поскольку налоговая может решить, что затраты были нецелесообразны. При этом, они снижают размер выплачиваемых налогов, не увеличивая доход работника, с которого отчисляется НДФЛ.

У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте - так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.

Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов - всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.

На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже - ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ) . Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) .

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое - в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе - говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ) . Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель

Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?

Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

В вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63) . При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 - 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 - 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» - это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Новый порядок оформления командировки

С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.

Письменное решение — основание для направления в командировку

Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».

На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).

Образец 1 Приказ о направлении в командировку

Новый порядок подтверждения срока пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке, как и раньше, можно подтвердить проездными документами. Изменения затронули порядок подтверждения срока пребывания в командировке, если сотрудник добирался к месту командирования не общественным транспортом.

Работник ездил на своем или служебном транспорте

В новой редакции пункта 7 Положения о командировках дан перечень документов, подтверждающих срок пребывания в командировке, если работник ездил на автотранспорте.

Работник может добраться до места командировки и обратно:

• на служебной машине;
• личном автотранспорте;
• автомобиле, управляемом по доверенности;
• попутном транспорте.

В первых трех случаях основанием для использования этих видов транспорта является письменное решение работодателя (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). Это решение нужно отразить в приказе о направлении в командировку. Оно будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).

Служебная записка

Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить служебную записку (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).

Образец 2 Служебная записка при поездке в командировку на личном автомобиле

Документы, прилагаемые к служебной записке

К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).

Таблица Документы, подтверждающие срок фактического пребывания работника в командировке

Если нет документов на проезд и проживание

В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.

Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).

Образец 3 Фрагмент служебной записки при поездке на попутном транспорте и бесплатном проживании в командировке

Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны

Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.

Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.

Можно не вести…

• журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
• журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

…но хранить обязательно

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.

Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п.

Служебная записка на командировку в 2018 году

«з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Журналы отменят в ближайшем будущем

Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

Сентябрь 2015 г.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

2018-06-0707.06.2018 15:53

В данном случае возмещение работнику стоимости проезда на личном транспорте (стоимости ГСМ) возможно посредством выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля.
Компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля (в частности возмещение расходов на бензин) включается в целях бухгалтерского учета в расходы по обычным видам деятельности (п.п.

Оформление командировки на личном транспорте

5, 7, 9 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Ограничения по сумме, применяемые при признании затрат на выплату компенсации за использование автомобиля в налоговом учете, в бухгалтерском учете отсутствуют и расходы признаются в фактических размерах. Размер компенсации нормируется только для целей исчисления налога на прибыль.

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются.
Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ).
Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства.
Таким образом, при соблюдении перечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебной поездке будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только в пределах норм. При этом также надо учесть, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных целей.
Однако, принимая во внимание приведенную ранее позицию ФНС России, признание в целях налогообложения прибыли суммы рассматриваемого возмещения работнику в полном объеме может привести к спорам с налоговыми органами и отстаиванию данной позиции в судебном порядке.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. Соответственно, компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля для поездки в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных целей.
Поскольку НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то следует руководствоваться положениями ТК РФ. Как было отмечено ранее, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.
Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом организация также должна иметь в наличии документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно, произведенных с разрешения или с ведома работодателя, не облагается НДФЛ в полном объеме в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы.

Страховые взносы
Сумма возмещения работнику расходов на проезд к месту командирования и обратно не облагается страховыми взносами и на основании ст. 422 НК РФ, в соответствии с которым суммы оплаченных плательщиком расходов на командировки работников, в частности фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, не подлежат обложению страховыми взносами.
Таким образом, в данном случае сумма возмещения работнику расходов на проезд (бензин) к месту командирования и обратно, в размере, предусмотренном внутренним документом организации и (или) соглашением сторон, и при наличии соответствующих документов, подтверждающих осуществленные работником расходы в служебных целях, не облагается страховыми взносами.

Ответить

Вы можете оставить комментарий к данной теме после регистрации. Зарегистрированным пользователям доступно больше возможностей. Перейти к регистрации.